Stundensatz-Rechner für Freelancer
Rechne rückwärts: vom Betrag, der dir am Ende bleiben soll, zu dem Stundensatz, den du dafür verlangen musst — mit Krankenversicherung, Steuern und den Stunden, die niemand bezahlt.
Von Clemens AndritschkeAktualisiert
Was nach Steuern, Versicherungen und Betriebskosten übrig bleiben soll.
Software, Hardware, Berufshaftpflicht, Steuerberatung, Büro, Weiterbildung.
Einkommensteuer plus Kranken- und Pflegeversicherung, grob kombiniert. 35–45 % sind bei mittleren Gewinnen üblich.
52 minus Urlaub und Krankheit.
Anteil, den du berechnen kannst.
Mindest-Stundensatz netto
79,71 €
≈ 637,68 € pro 8-Stunden-Tag
Über 25.000 € Jahresumsatz greift die Kleinunternehmerregelung nicht: auf jede Rechnung kommen 19 % Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt abführst.
Warum Gehalt geteilt durch Stunden nicht funktioniert
Der naheliegende Weg zum Stundensatz ist der falsche: das alte Gehalt nehmen und durch die Arbeitsstunden eines Jahres teilen. Das unterstellt zwei Dinge, die für Selbstständige nicht stimmen — dass jede Arbeitsstunde abrechenbar ist, und dass niemand sonst für dich Beiträge zahlt.
Als Angestellter hat dein Arbeitgeber die Hälfte deiner Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung getragen, deinen Urlaub bezahlt und deinen Laptop gekauft. Nichts davon stand auf deiner Gehaltsabrechnung, und genau deshalb fehlt es in der Rechnung, wenn du dich selbstständig machst.
Dieser Rechner geht deshalb den umgekehrten Weg. Er startet bei dem Betrag, der dir nach allem bleiben soll, schlägt Steuern, Abgaben und Betriebskosten drauf und teilt das Ergebnis durch die Stunden, die du realistisch in Rechnung stellen kannst. Heraus kommt kein Wunschpreis, sondern eine Untergrenze: darunter arbeitest du effektiv für weniger als ein Angestellter.
Was du als Selbstständiger plötzlich selbst bezahlst
Der größte Posten, den fast alle unterschätzen, ist die Krankenversicherung. Freiwillig gesetzlich Versicherte tragen den Beitrag allein — also auch den Teil, den früher der Arbeitgeber übernommen hat. 2026 sind das 14,6 Prozent allgemeiner Beitragssatz plus durchschnittlich 2,9 Prozent Zusatzbeitrag, dazu die Pflegeversicherung mit 3,6 Prozent, kinderlos 4,2 Prozent. Zusammen gut ein Fünftel deines Gewinns, berechnet bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 69.750 Euro im Jahr.
Die Rentenversicherung ist für die meisten Freiberufler freiwillig. Ausnahmen gibt es: selbstständige Lehrkräfte, Hebammen oder Handwerker in der Handwerksrolle sind pflichtversichert, Künstler und Publizisten laufen über die Künstlersozialkasse. Freiwillig heißt aber nicht überflüssig — für das Alter vorsorgen musst du trotzdem, und das Geld dafür kommt ebenfalls aus deinem Stundensatz.
Dazu kommt die Einkommensteuer auf den Gewinn. Gewerbesteuer zahlen Freiberufler gar nicht; Gewerbetreibende erst auf den Gewerbeertrag oberhalb von 24.500 Euro, und sie wird größtenteils auf die Einkommensteuer angerechnet. Für die Kalkulation reicht deshalb meist ein kombinierter Satz für Steuern und Versicherungen — bei mittleren Gewinnen landen die meisten zwischen 35 und 45 Prozent.
Umsatzsteuer: dein Stundensatz ist ein Nettopreis
Der Satz, den dieser Rechner ausgibt, ist netto. Liegt dein Umsatz über der Kleinunternehmergrenze, kommen 19 Prozent Umsatzsteuer auf jede Rechnung — die gehören nicht dir, sondern gehen ans Finanzamt. Wer die Umsatzsteuer gedanklich als Einnahme verbucht, kalkuliert sich um fast ein Fünftel reich.
Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Umsatz hat. Dann rechnest du ohne Umsatzsteuer ab — was vor allem bei Privatkunden ein echter Preisvorteil ist. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 Euro, endet die Regelung sofort, schon mit dem Umsatz, der die Grenze reißt.
Bei Geschäftskunden spielt die Frage kaum eine Rolle: sie ziehen sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurück, für sie zählt nur der Nettobetrag. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, um selbst Vorsteuer abziehen zu können, ist an diese Entscheidung mindestens fünf Jahre gebunden.
Wie viel davon kannst du wirklich abrechnen?
Die Zahl, bei der sich fast alle verschätzen, ist der abrechenbare Anteil. Angebote schreiben, Kundengespräche ohne Auftrag, Buchhaltung, Rechnungen hinterherlaufen, Weiterbildung und die Leerlaufwoche zwischen zwei Projekten sind Arbeit — aber niemand bezahlt sie.
Realistisch sind bei etablierten Freelancern 50 bis 70 Prozent, am Anfang eher weniger. Wer mit 80 Prozent plant und 60 erreicht, hat sein Jahr um ein Viertel zu billig kalkuliert. Das fühlt sich dann nicht wie ein Rechenfehler an, sondern wie „ich bin ausgebucht und trotzdem knapp bei Kasse" — und bleibt deshalb oft jahrelang unentdeckt.
Miss es einen Monat lang, bevor du einer Schätzung vertraust. Lange Retainer und Stammkunden erhöhen den Anteil, weil du nicht jeden Monat neu verkaufen musst. Viele kleine Einzelaufträge senken ihn deutlich: jeder bringt denselben Aufwand für Angebot, Abstimmung und Rechnung mit, egal wie wenige Stunden er am Ende umfasst.
Beispiel: 4.000 Euro netto im Monat
Eine Designerin, gesetzlich krankenversichert, sechs Wochen Urlaub und Krankheit im Jahr, 40-Stunden-Woche. Ihr sollen nach allem 4.000 Euro im Monat bleiben, also 48.000 Euro im Jahr. Das sind genau die Voreinstellungen des Rechners oben.
| Schritt | Zwischenstand | Warum |
|---|---|---|
| Wunsch-Netto pro Jahr | 48.000 € | Was nach Steuern, Versicherungen und Kosten bleiben soll |
| ÷ (1 − 40 % Abgaben) | 80.000 € | Nötiger Gewinn vor Einkommensteuer, Kranken- und Pflegeversicherung. 40 % ist ein Beispielwert — setz deinen eigenen ein |
| + Betriebskosten | 88.000 € | 8.000 € für Software, Hardware, Berufshaftpflicht, Steuerberatung |
| ÷ abrechenbare Stunden | 1.104 h | 46 Arbeitswochen à 40 Stunden, davon 60 % abrechenbar |
| Mindest-Stundensatz | 79,71 € netto | |
Auf der Rechnung stehen daraus 94,86 Euro, weil sie mit 88.000 Euro Umsatz weit über der Kleinunternehmergrenze liegt. Hätte sie stattdessen ihr Wunsch-Netto durch die 2.080 Arbeitsstunden eines Jahres geteilt, wäre sie bei 23,08 Euro gelandet — einem Drittel dessen, was sie braucht. Die Differenz ist kein Luxus, sondern Krankenversicherung, Steuern, Kosten und die Stunden, die ihr niemand bezahlt.
Vier Fehler, die dich Geld kosten
Das alte Gehalt durch die Jahresstunden teilen
Der häufigste Weg zum Stundensatz und doppelt falsch: er tut so, als wäre jede Stunde abrechenbar, und ignoriert alles, was der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt bezahlt hat. Der ehrliche Vergleichswert zu einem Angestelltengehalt liegt beim zwei- bis dreifachen dieser Rechnung.
Den Arbeitgeberanteil vergessen
Kranken- und Pflegeversicherung zahlst du als Selbstständiger komplett allein — gut ein Fünftel des Gewinns bis zur Bemessungsgrenze. Wer mit dem gewohnten Abzug vom Angestelltengehalt rechnet, fehlt diese Hälfte jeden Monat.
Umsatzsteuer für Einnahmen halten
Die 19 Prozent auf deiner Rechnung gehören dem Finanzamt. Wer sie mitverplant, bekommt die Quittung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Lege sie am Tag des Zahlungseingangs auf ein eigenes Konto.
Den Satz nie anpassen
Kosten und Beiträge steigen jedes Jahr, deine Erfahrung auch. Ein Stundensatz von vor drei Jahren ist eine Gehaltskürzung, die du dir selbst gegeben hast. Rechne einmal im Jahr neu — und wenn die neue Untergrenze über dem liegt, was deine Kunden zahlen, ist das das Signal.
Häufige Fragen
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Freelancer?
Ist der Stundensatz netto oder brutto?
Mit welchem Satz für Steuern und Abgaben soll ich rechnen?
Muss ich als Freelancer in die Rentenversicherung einzahlen?
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Quellen
- Bundesgesundheitsministerium — Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung — Beitragssatz 14,6 %, durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2026 von 2,9 %, und dass freiwillig Versicherte den Beitrag allein tragen
- AOK — Rechengrößen in der Sozialversicherung 2026 — Beitragsbemessungsgrenze von 69.750 € und Pflegeversicherung mit 3,6 % beziehungsweise 4,2 % für Kinderlose
- § 19 UStG — Kleinunternehmer — Die Umsatzgrenzen von 25.000 € und 100.000 € sowie die Bindung an einen Verzicht für mindestens fünf Kalenderjahre
- IHK Region Stuttgart — Kleinunternehmerregelung — Dass die Regelung beim Überschreiten von 100.000 € sofort endet, schon mit dem Umsatz, der die Grenze reißt
- § 11 GewStG — Steuermesszahl und Freibetrag — Der Freibetrag von 24.500 € auf den Gewerbeertrag
Die Ergebnisse sind eine Planungshilfe, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Beitragssätze und Grenzen ändern sich jährlich; für eine verbindliche Zahl frag deine Steuerberatung.